Outil d’organisation et de communication, Outlook 2010 contribue fortement à notre efficacité individuelle et collective. Pourtant, ce logiciel est souvent mal exploité. En effet, Outlook 2010 recèle de fonctionnalités très utiles et souvent méconnues : gestion automatique des messages, indicateurs, catégories, partage d’agendas, de contacts, … Mais comment les exploiter au quotidien ? Cette formation vous permet d’acquérir la maîtrise des fonctionnalités avancées d’Outlook 2010 et vous apporte des solutions pour les adapter à votre activité et mieux vous organiser.

• Adapter Outlook 2010 à son activité pour gagner du temps et mieux s’organiser.
• Optimiser la gestion de ses mails.
• Maîtriser l’envoi et la réception des pièces jointes.
• Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches.
• Partager des ressources collectives.

1 Personnaliser Outlook 2010 pour l’adapter à son activité

• Paramétrer les options d’Outlook pour gagner du temps.
• Accéder directement à l’essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris.
• Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs.

2 Traiter un volume important de mails, organiser le classement et l’archivage

• Purger sa boîte de réception en s’appuyant sur la méthode CAP.
• Exploiter les indicateurs de suivi, les conversations et outils de recherche.
• Créer des fichiers de données (pst) pour désengorger sa boîte à lettres.
• Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement ses mails.
• Enregistrer des actions rapides pour les manipulations les plus courantes : transfert, classement, modèles, …
• Collecter rapidement une information : les boutons de vote.
• Gérer ses mails pendant son absence.
• Filtrer le courrier indésirable (Spam).
• Paramétrer l’archivage automatique.

3 Maîtriser la gestion de pièces jointes et les liens

• Compresser pour optimiser (zip).
• Protéger ses fichiers (format pdf).
• Adresser des liens hypertextes.

4 Gérer son carnet d’adresses

• Créer ses propres contacts et listes de distribution.
• Regrouper ses contacts par catégorie.
• Échanger des cartes de visite.
• Importer et exporter des contacts.
• Opérer un publipostage.

5 Planifier, organiser et prioriser ses activités

• Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques.
• Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités.
• Organiser ses tâches par contexte et nature d’activité.
• Définir des échéances et mettre en place des rappels.
• Créer des « pense-bêtes » : les notes.

6 Organiser le travail collaboratif

• Partager des agendas, des contacts.
• Définir les autorisations d’accès.
• Organiser des réunions.
• Déléguer et suivre des tâches.

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